20. Peran
Komunikasi dalam Organisasi
PEMBAHASAN
PERANAN
KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI
Yang dimaksud dengan proses komunikasi adalah proses yang menggambarkan
kegiatan komunikasi antar manusia yang bersifat interaktif, relasional, dan
transaksional dimana komunikator mengirimkan pesan kepada komunikan melalui
media tertentu dengan maksud dan tujuan tertentu. Sejalan dengan pendapat
Gibson (1994) proses komunikasi terdiri dari lima unsur yakni: Komunikator,
pesan, perantara, penerima, dan balikan. Adapun Lasswell (1984), yaitu orang
pertama yang mengajukan model proses komunikasi membuat formula sebagai
berikut: Siapa, mengatakan apa, bagaimana caranya, kepada siapa, dan apa
hasilnya. Sementara Berlo (1960) menggambarkan proses komunikasi terdiri dari
tujuh elemen yakni:
1) Sumber komunikasi
2) Pengkodean
3) Pesan
4) Saluran
5) Pendekodean
6) Penerima, dan
7) Umpan balik.
Dalam konteks organisasi, proses komunikasi di atas yang digambarkan lewat
model dapat disimpulkan bahwa, komunikasi merupakan aktivitas yang
menghubungkan antarmanusia dan antar kelompok dalam sebuah organisasi.
Komunikasi antar individu dan kelompok/tim dalam organisasi menciptakan
harapan. Harapan ini kemudian akan menghasilkan peranan-peranan tertentu yang harus
diemban untuk mencapai tujuan bersama/ organisasi. Agar pimpinan dapat
mempengaruhi dan memotivasi para pekerja/karyawan agar secara bersama-sama
mewujudkan tujuan organiasasi maka perlu dikembangkan sistem komunikasi yang
efektif. Apabila komunikasi efektif, ia dapat mendorong timbulnya prestasi
kerja dan kemudian akan memunculkan kepuasan kerja.
Ditinjau dari aspek Business, organisasi adalah sarana
manajemen [ditinjau dari
aspek kegiatannya, bukan struktur].
1. Tujuan organisasi TIDAK MUNGKIN tercapai tanpa manajemen.
2. Manajemen TIDAK MUNGKIN ada tanpa organisasi. Manajemen
ada, jikaada tujuan yang akan dicapai atau diselesaikan.
Korelasi antara Ilmu Komunikasi dengan organisasi
terletak pada peninjauannya yang terfokus kepada manusia-manusia yang terlibat
dalam mencapai tujuan organisasi.
1. Bentuk komunikasi apa yang terjadi
2. Metode dan teknik apa yang dipakai
3. Media apa yang dipakai
4. Bagaimana prosesnya, dan faktor apa saja
penghambatnya
A. Defenisi
Fungsional Komunikasi Organisasi
Komunikasi Organisasi dapat didefinisikan sebagai pertunjukkan dan penafsiran
pesan di antara unit-unit komunikasi yang merupakan bagian suatu organisasi
tertentu. Suatu organisasi terdiri dari dari unit-unit komunikasi dalam
hubungan hierarkis antara yang satu dengan lainnya dan berfungsi dalam suatu
lingkungan.
Gambar di bawah ini melukiskan konsep suatu sistem komunikasi organisasi. Garis
yang putusputus melukiskan gagasan bahwa hubungan-hubungan ditentukan secara
alami; hubunganhubungan itu juga menunjukkan bahwa struktur suatu organisasi
bersifat luwes dan mungkin berubah sebagai respons terhadap kekuatan-kekuatan
lingkungan yang internal dan eksternal.
Komunikasi organisasi terjadi kapan pun, setidak-tidaknya
satu orang yang menduduki suatu jabatan dalam suatu organisasi menafsirkan
suatu pertunjukkan. Karena fokusnya adalah komunikasi di antara anggota-anggota
suatu organisasi. Analisi komunikasi organisasi menyangkut penelaahan atas
banyak transaksi yang terjadi secara simultan.
B. Unit Komunikasi
Suatu sistem didefinisikan oleh Pool [1973] sebagai
“setiap entitas berkelanjutan yang mampu berada dalam duakeadaan atau lebih” . Dalam suatu sistem
komunikasi, keadaan itu adalah hubungan antara
orang-orang. Dalam suatu sistem komunikasi organisasi keadaan tsb adalah
hubungan antara orang-orang
dalam jabatan-jabatan [posisi-posisi] .
Unit mendasar komunikasi organisasi adalah seseorang dalam suatu jabatan. Orang
bisa disosialisasikan oleh jabatan, menciptakan suatu lingkaran yang lebih
sesuai dengan keadaan jabatan, pada saat yang sama jabatan tsb
dipersonalisasikan, menghasilkan suatu figur atau gambar yang sesuai dengan
eadaan orang tsb. Bila kita melihat apa yang terjadi ketika seseorang terlibat
dalam komunikasi, kita menemukan bahwa terdapat dua bentuk umum tindakan yang
terjadi :
1. Penciptaan
pesan atau, lebih tepatnya, penciptaan pertunjukkan [to display menurut Random House Dictionary of The
English Language 1987 : anda
membawa sesuatu untuk diperhatikan seseorang atau orang lain; menyebarkan
seseuatu sehingga sesuatu tsb dapat terlihat secara lengkap dan menyenangkan] .
2. Penafsiran pesan atau penafsiran
pertunjukkan [to intepret :
menguraikan atau memahami sesuatu dengan suatu cara tertentu].
Secara teknis, seseorang tidak dapat menghindari untuk menunjukkan pesan. Apa
yang anda tunjukkan atau tempatkan sehingga terlihat jelas memang
merepresentasikan anda. Anda adalah “suatu pertunjukkan pesan yang berjalan”.
Hal yang sama dapat diterapkan kepada kantor atau hotel anda. Kantor atau hotel
adalah suatu pertunjukkan-pesan bagi mereka yang mengunjunginya.
C. Proses Komunikasi dan Jaringan Komunikasi
1. Proses Komunikasi
A. Komunikasi Internal
Pertukaran gagasan di antara para administrator dan
karyawan dalam suatu perusahaan, dalam struktur lengkap yang khas disertai
pertukaran gagasan secara horisontal dan vertikal di dalam perusahaan, sehingga
pekerjaan berjalan [operasi dan manajemen] [lihat skema Internal
Audience]. Dua dimensi komunikasi
internal :
A. KOMUNIKASI VERTIKAL !
Komunikasi dari pimpinan ke staff, dan dari staf ke
pimpinan dengan cara timbal balik [two way traffic communication].
v Downward
Communication ! komunikasi atas ke bawah. Contoh pimpinan memberikan
instruksi, petunjuk, informasi, penjelasan, perintah, pengumuman, rapat,
majalah intern [lihat contoh skema]
v Upward
communication ! dari bawah ke atas. Contoh staf memberikan laporan,
saran-saran, pengaduan, kritikan, kotak saran, dsb kepada pimpinan [lihat
contoh skema]
Hambatannya
adalah apabila saluran komunikasi dalam organisasi tidak berjalan atau
digunakan sebagaimana mestinya, karena hal ini berpengaruh terhadap operasional
organisasi [perusahaan]. Organisasi terdiri atas sejumlah orang; melibatkan
keadaan saling bergantung; kebergantungan memerlukan koordinasi; koordinasi
mensyaratkan komunikasi. Interkasi antara pimpinan organisasi [top manajer dengan middle manager] dengan audience di luar organisasi.
Manajer = pemimpin organisasi [swasta, BUMN atau
pemerintah] peranannya dapat berpengaruh terhadap internal public[karyawan] dan external public [di luar organisasi, tetapi ada
pengaruhnya]
1. Peranan Antarpersona [Interpersonal
Role]
"
Peranan Tokoh [figurhead role]
"
Peranan Pemimpin [leader role]
"
Peranan Penghubung [liaison
role]
2.
Peranan Informasional [Informational
Role]
" Peranan Monitor [monitor
role]
" Peranan Penyebar [disseminator
role]
" Peranan Jurubicara [spokesman role]
3.
Peranan Memutuskan [Decisional
Role]
"
Peranan Wiraswasta [enterpreneur
role]
"
Peranan Pengendali Gangguan [distrurbance
handler role]
"
Peranan Penentu Sumber [resource
allocator role]
" Peranan Perunding [negotiator role]
B. Komunikasi Eksternal
Komunikasi antara pimpinan organisasi [perusahaan] dengan
khalayak audience di luar organisasi. [lihat skema
ekternalaudience]
1. "
Komunikasi dari organisasi kepada khalayak ! bersifat informatif Majalah, Press release/ media release, Artikel surat
kabar atau majalah, Pidato, Brosur, Poster, Konferensi pers, dll
2. " Komunikasi dari khalayak
kepada organisasi
2. Jaringan Komunikasi
Menurut De Vito (1997), jaringan
komunikasi adalah saluran yang digunakan untuk meneruskan pesan dari satu orang
ke orang lain dalam organisasi. Jaringan organisasi ini berbeda besar dan
strukturnya pada masing-masing organisasi, dan biasanya disesuaikan dengan
kepentingan dan tujuan organisasi tersebut. Secara umum jaringan komunikasi
dapat dibedakan atas dua bagian yaitu:
1) jaringan komunikasi Formal dan
2) jaringan komunikasi Informal. Dengan kata lain
hubungan yang terjadi dalam organisasi dapat terjadi secara formal dan informal.
1) Komunikasi formal adalah komunikasi yang terjadi diantara para anggota
organisasi yang secara tegas telah direncanakan dan ditentukan dalam struktur
organisasi formal. Komunikasi formal ini mencakup susunan tingkah laku
organisasi, pembagian departemen atau tanggung jawab tertentu, posisi jabatan,
dan distribusi pekerjaan.Ada tiga bentuk arus komunikasi dalam jaringan
komunikasi formal seperti yang tertera dalam struktur yakni:
1. Komunikasi
ke Bawah
Komunikasi ke bawah menunjukkan arus pesan yang mengalir
dari atas ke bawah. Komunikasi ke bawah biasanya diberikan oleh pimpinan kepada
bawahan atau kepada para anggota organisasi dengan tujuan untuk memberikan
pengertian mengenai apa yang harus dikerjakan oleh para anggota sesuai dengan
kedudukannya. Pesan-pesan tersebut dapat dijalankan melalui kegiatan:
Pengarahan, petunjuk, perintah, teguran, penghargaan, dan keterangan umum. Menurut
Lewis (dalam Arni, 2002), komunikasi ke bawah juga dimaksudkan untuk merubah
sikap, membentuk pendapat, mengurangi ketakutan, dan kecurigaan yang timbul
karena salah informasi, dan mempersiapkan anggota organisasi untuk
menyesuaikan diri dengan perubahan. Komunikasi ke bawah
ini dapat diberikan secara lisan, tertulis, dengan gambar atau simbolsimbol,
dalam bentuk surat edaran, pengumuman atau buku-buku pedoman karyawan/anggota.
2. Komunikasi
ke Atas
Komunikasi ke atas adalah pesan yang mengalir dari bawah
ke atas, yakni pesan yang disampaikan oleh para anggota organisasi/ bawahan
kepada pimpinan. Komunikasi ini dimaksudkan untuk memberikan masukan, saran
atau bahan-bahan yang diperlukan oleh pimpinan agar pimpinan dapat melaksanakan
fungsi dengan sebaik-baiknya. Selain itu komunikasi ke atas ini juga menjadi
saluran bagi para anggota/karyawan untuk menyampaikan pikiran, perasaan yang
berkaitan dengan tugas-tugasnya. Hal ini dapat dilakukan melalui kegiatan:
pemberian laporan, pemberian saran/pendapat, baik secara lisan,
tertulis atau dengan menggunakan simbol dan gambar.
3. Komunikasi
Horizontal
Komunikasi horizontal atau mendatar terjadi diantara
orang-orang yang mempunyai kedudukan sederajat atau satu level. Pesan yang
disampaikan biasanya berhubungan dengan tugas-tugas, tujuan kemanusiaan, saling
memberi informasi, penyelesaian konflik, dan koordinasi. Koordinasi diperlukan
untuk mencegah tendensitendensi, selain itu juga dimaksudkan untuk memelihara
keharmonisan dalam organisasi. Kegiatan ini dapat dilakukan dengan cara;
rapatrapat komite, interaksi informal, memo dan nota, dan lain-lain.
2) Komunikasi Informal adalah komunikasi yang terjadi diantara para anggota
organisasi atas dasar kehendak pribadi, tanpa memperhatikan posisi/kedudukan
mereka dalam organisasi. Informasi dalam komunikasi informal ini mengalir ke
atas, ke bawah, atau secara
horizontal, dan ini terjadi jika komunikasi formal kurang
memuaskan anggota akan informasi yang diperlukan. Komunikasi informal disebut
juga dengan grapevine (desas desus) cenderung berisi
laporan rahasia mengenai orang, atau kejadiankejadian di luar dari arus
informasi yang mengalir secara resmi. Namun walaupun
informasinya bersifat informal, grapevine ini bermanfaat bagi organisasi. .
D. Fungsi Komunikasi Dalam Organisasi
Sebuah
organisasi akan bubar karena ketiadaan komunikasi. Coba bayangkan jika
komunikasi tidak ada dalam organisasi? Para karyawan tidak akan tahu apa yang
akan dikakukannya dan apa yang dikerjakan rekannya. Pemimpin tidak bisa
memberikan instruksi dan menerima masukan dari bawahannya. Koordinasi tidak
berjalan, kerja sama tidak terjadi, masingmasing orang tidak dapat
mengkomunikasikan perasaannya, kebutuhannya, masalah yang dihadapinya dalam
pekerjaan kepada rekannya/ timnya, suvervisornya atau kepada pimpinannya.
Komunikasi merupakan aktivitas yang menghubungkan antar manusia dan antar
kelompok dalam sebuah organisasi. Kalau berbicara tentang komunikasi organisasi
maka yang terbayang adalah peranan dan status dari setiap orang dalam
organisasi, karena peranan dan status itu juga menentukan cara seseorang
berkomunikasi dengan orang lain. Jika jenis dan pembagian pekerjaan
demikian banyak, beragam, dan berbeda-beda, maka dibutuhkan sebuah jalinan.
Jalinan yang dimaksud di sini adalah komunikasi. Komunikasi antara seorang
pimpinan dengan bawahan, antara bawahan dengan atasan, atau komunikasi sesama
bawahan. Dalam komunikasi organisasi ini dikenal dengan istilah Downward communication, Upward communication, dan Horizontal communication.
Menurut Scott dan T.R. Mitchell (1976) komunikasi
mempunyai empat fungsi dalam organisasi, yakni:
1) kendali (kontrol/ pengawasan),
2) motivasi,
3) pengungkapan emosional, dan
4) informasi.
Sebenarnya banyak sekali hasil penelitian para ahli
yang menemukan fungsi komunikasi (pesan) dalam organisasi.
Sedangkan menurut Thayer ada lima yaitu:
1. untuk
memberi informasi,
2. membujuk,
3. memerintah,
4. memberi
instruksi, dan
5. mengintegrasikan
organisasi.
Terakhir Greenbaumn mengemukakan bahwa fungsinya adalah
untuk mengatur, untuk melakukan pembaruan, integrasi, memberikan informasi dan
instruksi.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar