Rabu, 15 Mei 2013

Gambaran Struktur Organisasi Perusahaan


24. Gambaran Struktur Organisasi Perusahaan


Ilustrasi struktur organisasi perusahaan
Struktur organisasi perusahaan adalah sebuah garis hierarki yang ada dan berlaku pada perusahaan. Di dalam struktur ini, terdapat penggambaran yang jelas mengenai berbagai macam tingkatan posisi yang ada di perusahaan tersebut.

Biasanya, struktur organisasi perusahaan akan dibuat dalam struktur fungsional. Yaitu dimana masing-masing posisi memiliki fungsi yang jelas, termasuk dalam menentukan kewenangan serta garis komando dalam sistem tersebut.

Meski demikian, penggambaran struktur organisasi perusahaan ini tidak bisa diberlakukan secara mutlak untuk semua perusahaan. Masing-masing perusahaan memiliki hak untuk membuat struktur organisasi perusahaan mereka, sesuai dengan gaya dan kebutuhan perusahaan tersebut.

Untuk perusahaan yang berskala besar, biasanya struktur organisasi perusahaan akan dibuat dengan lebih detail. Sehingga masing-masing posisi akan menangani fungsinya secara khusus dan tidak terjadi perangkapan tugas dari personilnya. Hal ini untuk menciptakan efektivitas kerja serta mencapai optimalisasi fungsi dari setiap bagian.

Sementara untuk perusahaan yang berskala kecil, baik yang sudah berbentuk badan usaha maupun masih dimiliki perorangan, sturktur organisasi cenderung dibuat dengan lebih ramping dan sederhana. Tak jarang, sebuah fungsi perusahaan digabungkan dengan fungsi perusahaan lain. Seperti untuk masalah marketing, dimana antara sales dan promosi, masih dikerjakan oleh satu tim. Padahal, antara sales dan promosi merupakan dua hal yang berbeda dan sebaiknya dilakukan secara terpisah guna mencapai optimalisasi target perusahaan.

Gambaran Struktur Organisasi Perusahaan

Meskipun tidak bisa disamaratakan, namun pada dasarnya ada beberapa fungsi perusahaan yang ditunjukkan dalam struktur organisasi perusahaan yang harus ada. Mengingat posisi tersebut memiliki peran penting dalam proses berjalannya sebuah organisasi perusahaan.

Salah satu gambaran struktur organisasi perusahaan diantaranya adalah sebagai berikut :

•    General Manajer
Dalam sebuah perusahaan tugas dari general manajer adalah memimpin perusahaan. Selain itu, seorang general manajer memiliki tanggung jawab pada keseluruhan sistem yang berjalan dalam sebuah perusahaan. Dalam melaksanakan fungsinya, general manajer akan dibantu oleh beberapa manajer yang memiliki fungsi spesialisasi.

Kebijakan general manajer merupakan hal tertinggi yang harus dipatuhi oleh anggota perusahaan lainnya karena ia merupakan posisi tertinggi yang terdapat di dalam struktur organisasi perusahaan.

•    Direktur/ division
Tugasnya adalah memimpin bagian khusus dalam perusahaan serta melakukan koordinasi antar divisi dan memberikan laporan kepada general manajer. Setiap bagian, tidak memiliki garis komando lintas divisi sehingga hanya bisa mengambil kebijakan pada masing-masing divisi. 

Seperti pada divisi marketing, tidak bisa memberikan intervensi kepada divisi keuangan. Yang bisa dilakukan adalah memberikan informasi dan masukan yang dibutuhkan pada bagian lain.

Oleh karena itu, direktur memiliki tugas yang sangat terarah sehingga tanggung jawab yang diembannya pun harus mampu ditransparasikan kepada general manajer dan kepada divisi lain sebagai bukti adanya satu kesatuan visi dan misi dalam struktur organisasi perusahaan.

•    General Affair
Merupakan bagian divisi yang bertugas untuk menyediakan segala kebutuhan dan perlengkapan guna menunjang aktivitas perusahaan. Seperti untuk mengurusi masalah seragam karyawan, mobil dinas, mess karyawan, pemeliharaan lingkungan kantor atau juga memilih mitra kesehatan dengan perusahaan.

Dalam struktur organisasi perusahaan, general affair ini juga mempunyai peranan yang sangat penting dalam memajukan perusahaan karena tanpa keseragaman karyawan yang baik, maka perusahaan juga tidak akan terlihat rapi dan terkoordinasi.

•    Personalia Department
Divisi ini memiliki tugas untuk menjaga kualitas sumber daya manusia perusahaan. Prosesnya dimulai dari masa perekrutan, penggantian jabatan, promosi dan mutasi karyawan, penilaian kinerja, pemberian penghargaan serta menjaga kinerja karyawan.

Dalam proses perekrutan pegawai baru, pihak inilah yang berfungsi secara khusus untuk bisa memilih dan mendapatkan pegawai yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

•    Accounting Departmen
Merupakan departemen yang bertugas untuk mencatat serta mengatur masalah keuangan perusahaan. Divisi ini juga bertugas untuk mengadakan audit atas kinerja yang sudah dilakukan divisi lain, guna menghindari terjadinya penyalahgunaan khususnya di bidang keuangan, termasuk mengontrol keseimbangan keuangan perusahaan.

Pada bagian ini, pegawai yang ditunjuk haruslah bersikap jujur dan teliti karena jika tidak, maka perusahaan akan kehilangan berbagai aset yang berpotensi memajukan perusahaan.

•    Purchasing Department
Divisi ini biasanya dimiliki oleh perusahaan manufaktur. Tugasnya adalah membeli bahan baku produksi. Selain itu divisi ini juga bertugas menjalin kerjasama dengan pihak supplier bahan baku guna menjamin kelangsungan proses produksi perusahaan.

Divisi inilah yang bertanggung jawab terhadap proses praproduksi perusahaan agar bisa menghasilkan produk barang atau jasa yang baik, yang sesuai dengan visi dan misi perusahaan.

•    Marketing Department
Divisi marketing merupakan divisi ujung tombak perusahaan. Sebab, tugas divisi ini adalah memasarkan semua produk yang dihasilkan oleh perusahaan. Dengan demikian, perusahaan bisa mendapatkan keuntungan jika produk yang mereka hasilkan bisa laku di pasaran.

Perusahaan dengan divisi marketing yang baik akan mendapatkan hasil yang baik pula. Oleh sebab itulah banyak perusahaan yang mencari pegawai untuk posisi marketing dengan syarat-syarat pandai berkomunikasi, serta menarik secara penampilan karena kedua hal tersebut yang mampu meningkatkan daya tarik klien terhadap produk perusahaan tersebut.

•    R & D Development
Fungsi dari divisi ini adalah melakukan penelitian serta mengembangkannya. Penelitian yang dilakukan menyangkut semua kebutuhan perusahaan, yang bertujuan untuk meningkatkan kinerja perusahaan. Seperti melakukan penelitian mengenai produk apa yang pada saat ini dibutuhkan oleh masyarakat, atau juga melakukan penelitian mengenai persepsi masyarakat atas produk yang dihasilkan perusahaan. Hasil dari penelitian tersebut akan digunakan untuk menciptakan sebuah sistem baru yang lebih baik bagi proses yang ada di perusahaan.

•    Quality Assurance Department
Di perusahaan manufaktur divisi ini bertugas untuk menjaga kualitas produk yang dihasilkan perusahaan sebelum dipasarkan ke tengah masyarakat. Produk yang tidak sesuai standar, akan dipisahkan untuk kemudian dikelompokkan ke dalam golongan produk gagal.

Di perusahaan jasa, seperti bank tugas dari divisi ini adalah melakukan pengawasan atas sistem yang dijalankan dalam proses pelayanan pada nasabah. Dengan demikian, semua nasabah bisa mendapatkan pelayanan sesuai dengan ketentuan yang berlaku di perusahaan tersebut.  

•    Maintenance Deparment
Divisi ini biasanya disiapkan bagi perusahaan manufaktur atau juga bagi perusahaan yang memiliki kantor sendiri. Sementara bagi perusahaan yang gedung kantornya masih bergabung dengan perusahaan lain secara menyewa, biasanya meniadakan divisi ini. Sebab divisi ini bertugas memelihara perangkat yang terkait proses operasional perusahaan.

Seperti menjaga mesin produksi, instalasi listrik,  pendingin atau menjaga perangkat komputer. oleh karenanya, tidak semua perusahaan memiliki divisi ini, khususnya perusahaan jasa dan perusahaan yang gedung kantornya masih dalam status sewa.  

•    Public Relation Department
Fungsi dari divisi ini adalah menjadi perwajahan perusahaan dan penciptaan citra perusahaan. khususnya dilakukan dengan menjalin kerjasama dengan pihak eksternal perusahaan yang terkait dengan operasional perusahaan. Salah satu fungsinya adalah memberikan keterangan pers kepada wartawan apabila terdapat hal yang berkaitan dengan perusahaan tersebut.

Pemahaman akan struktur organisasi perusahaan beserta kewajiban atas peran masing-masing adalah sebuah keniscayaan dan sangat mempengaruhi laju pertumbuhan perusahaan.

Fungsi Struktur Organisasi Perusahaan

Sama seperti struktur pada suatu organisasi, lembaga, atau instansi lainnya, struktur organisasi perusahaan juga memiliki fungsi dan peranan yang sangat penting bagi kemajuan perusahaan.

Bukan sekadar wujud hierarki yang menunjukkan tingginya jabatan seseorang, melainkan ada garis tertentu yang menunjukkan sistem kerja pada perusahaan tersebut.

Misalnya saja, siapa yang bertanggung jawab atas proses produksi perusahaan dan siapa yang berhak memberikan kebijakan apabila ada kesalahan yang etrjadi pada proses tersebut.

Adanya hukum dan sanksi juga diberlakukan pada perusahaan sesuai dengan struktur organisasi perusahaan. Divisi yang satu dengan divisi yang lain tidak berhak memberikan sanksi satu sama lain atas kesalahan yang diperbuat mereka. Karena keduanya tidak memiliki garis kebijakan untuk memberikan sanksi antardivisi.

Begitu juga dengan divisi bawahan, tidak bisa memberikan sanksi terhadap divisi yang membawahkannya. Adapun yang bisa dilakukan adalah surat rujukan kepada general manajer mengenai kekurangan atasan. Selanjutnya, kebijakan general manajerlah yang akan menjadi keputusan selanjutnya pada kasus yang diajukan.

Dengan demikian, dapat disimpulkan bahwa struktur organisasi perusahaan yang baik adalah struktur yang mampu membuat anggota perusahaan menjalankan tugas mereka sesuai dengan garis kebijakan yang telah ditetapkan oleh perusahaan sehingga visi, misi, dan strategi perusahaan pun dapat berjalan sesuai dengan rencana perusahaan.

Mengenal Struktur Organisasi Perusahaan

Struktur organisasi perusahaan merupakan sebuah gambaran yang memperlihatkan mengenai setiap bagian yang ada dalam perusahaan tersebut. Di dalamnya berisi segala macam informasi yang berkaitan dengan fungsi dan gambaran umum dari masing-masing bagian beserta dengan orang yang diberikan tanggung jawab untuk mengelola posisi tersebut.
Setiap perusahaan tidak memiliki kesamaan dalam hal struktur organisasi perusahaan mereka. Hal ini disebabkan oleh dua hal. Yang pertama adalah bahwa semua perusahaan memiliki latar belakang yang tidak sama dalam proses pendiriannya. Dan yang kedua terkait dengan bentuk sistem struktur organisasi perusahaan itu sendiri yang memang memiliki banyak keragaman. Mulai dari struktur organisasi perusahaan yang masih bersifat tradisional hingga struktur yang sudah menggunakan konsep profesional.
Dalam kehidupan organisasi perusahaan, struktur organisasi perusahaan pun tidaklah sama antar setiap perusahaan. Perbedaan pada penerapan konsep ini disebabkan oleh beberapa hal. Seperti adanya faktor ukuran perusahaan yaitu besar kecilnya sebuah perusahaan. Semakin besar perusahaan tersebut, maka struktur organisasi yang ada di dalamnya semakin komplek dan gemuk. Sebaliknya, sebuah perusahaan yang masih berskala kecil, tidak membutuhkan struktur organisasi yang terlalu besar sehingga cenderung memilih struktur yang ramping namun efektif.
Selain faktor ukuran perusahaan, hal lain yang menyebabkan setiap perusahaan berbeda penerapan struktur organisasi perusahaan adalah faktor keluasan jaringan usaha. Di sisi lain, jumlah karyawan juga turut mempengaruhi pembentukan struktur organisasi perusahaan tersebut. Visi serta misi perusahaan juga menjadi salah satu faktor yang menyebabkan struktur organisasi suatu perusahaan berbeda dengan perusahaan lain.
Dengan kondisi ini, maka bisa jadi sebuah perusahaan lebih sesuai menggunakan struktur organisasi perusahaan bertipe A. Sebaliknya, perusahaan sejenis justru lebih efektif dengan mengunakan struktur organisasi perusahaan bertipe B. Begitu seterusnya, sehingga tidak bisa dikatakan struktur organisasi perusahaan A lebih baik daripada strukrut organisasi yang dikembangkan oleh perusahaan B. Semua itu ditentukan oleh beragam faktor dimana setiap perusahaan memiliki kondisi yang tidak sama.
Bagi sebuah perusahaan, struktur organisasi perusahaan digunakan sebagai alat untuk mencapai tujuan perusahaan tersebut. Struktur organiasasi tersebut menjadi media untuk segala aktivitas perusahaan tersebut. namun demkian, untuk penerapan sistem struktur organisasinya, ditentukan pada keadaan perusahaan itu sendiri.
Ini merupakan sebuah masalah untuk masing-masing perusahaan dalam mencari struktur organisai mana yang sesuai. Dengan demikian, perusahaan memerlukan proses yang lebih lanjut untuk menentukan struktur organisasi perusahaan mereka. Hal ini bisa dilakukan dengan cara melakukan penelitian internal atau pula meminta bantuan dari konsultan perusahaan eksternal untuk memberikan masukan tentang jenis struktur organisasi apa yang tepat bagi perusahaan tersebut.

Macam Struktur Organisasi Perusahaan

Sebuah organisasi yang baik, pasti akan memiliki struktur organisasi yang jelas. Termasuk di dalamnya adalah lingkup perusahaan, yang membutuhkan alur jelas dalam setiap kegiatan yang berlangsung di perusahaan tersebut.
Mengapa kegiatan harus diorganisasikan? Hal ini dimaksudkan bahwa semua kegiatan yang ada dalam organisasi tersebut perlu dipersiapkan secara matang dan disusun serta dialokasikan. Setelah ketiga hal tersebut bisa diselesaikan, maka perlu proses pelaksanaan oleh semua unsur yang berada di dalam organisasi tersebut. dengan demikian maka tujuan organisasi bisa dicapai dengan efisien serta efektif. Di dalam proses pengorganisasian ini terdapat kegiatan mulai dari perincian pekerjaan, pembagian pekerjaan serta pengkoordinasian pekerjaan dalam sebuah lingkup dan struktur tertentu.
Secara umum, struktur organisasi sendiri terbagi menjadi lima kelompok besar. Kelima jenis struktur organisasi tersebut diantaranya adalah :

1. Struktur Organisasi Fungsional

Pada struktur organisasi ini terdapat lima kelompok kerja utama, yaitu divisi pemasaran, divisi produksi, divisi personalia serta divisi pembelanjaan dan bagian umum. Pada struktur seperti ini, biasanya memunculkan personil yang memiliki kecintaan berlebih terhadap bagian yang mereka hadapi, sehingga enggan ketika harus dipindah ke bagian lain karena merasa kurang mampu. Oleh karena itu, untuk mengatasi hal tersebut sebelum menjadi kendala, ada baiknya perusahaan yang menggunakan sistem ini sering mengadakan rotasi atau perputaran kerja pada karyawanannya. Hal ini demi menghindarkan kejenuhan dari karyawan tersebut serta untuk memberikan kesempatan belajar yang sama kepada setiap orang. Dengan demikian, masing-masing orang memiliki pengetahuan yang sama pada setiap divisi tanpa ada yang harus menjadi seorang spesialis.

2. Struktur Organisasi Proyek

Dasar dari struktur organisasi proyek ini menggunakan struktur organisasi fungsional. Dimana dalam struktur organisasi ini, pengelola proyek memiliki kewenangan untuk memilih dan memindahkan setiap personil dari divisi lain, untuk bekerja pada proyek yang sedang dijalankan. Dengan demikian, hal ini akan menyebabkan duplikasi kerja pada masing-masing bagian.
Dampak dari struktur organisasi ini, akan memunculkan keresahan dari kalangan pekerja dan juga manajer masing-masing bagian. Di kalangan pekerja, akan muncul keresahan mengenai posisi mereka jika proyek yang saat ini sedang dikerjakan sudah usai. Apakah masih pada divisi proyek yang dijalankan tersebut, atau dikembalikan pada divisi semula sebelum mereka dipindahkan ke divisi proyek.
Sementara, di kalangan manajer bagian pun memiliki keresahan yang tidak jauh berbeda. Keresahan yang timbul tersebut berupa munculnya ketakutan apabila personil yang ada di bawah divisi mereka, ditarik seluruhnya pada divisi proyek. Sehingga pada nantinya, masing-masing bagian akan kekurangan personil dan tugas yang seharusnya bisa diselesaikan menjadi terbengkalai.
Hal ini menimbulkan ketidakefektidan dari masing-masing personil. Sebab, adanya ketidaknyamanan tersebut akan berdampak pada kualitas kerja personil. Disamping itu, tingkat ketrampilan personil di proyek pun kurang begitu optimal karena diambilkan dari personil yang bukan ahli di bidang tersebut.

3. Struktur Organisasi Matriks

Struktur ini disusun dengan melihat sisi positif struktur organisasi fungsional dan organisasi proyek. Dalam struktur ini, setiap personil dikumpulkan dengan melihat fungsi mereka guna mengerjakan proyek tertentu. Di sini, manajemen proyek ditempatkan dalam struktur manajemen tersendiri, namun tetap ada dalam pengawasan manajemen proyek.
Kelemahan dari struktur organisasi ini adalah bahwa sistem ini hanya bisa digunakan pada sebuah perusahaan yang berskala besar. selain itu, apabila sistem yang ada tidak bisa berjalan lancar, berpotensi menyebabkan pertentangan serta kesenjangan pada setiap bagian fungsional dengan bagian manajemen proyek.

4. Struktur Organisasi Usaha

Jenis struktur ini juga banyak diadopsi oleh perusahaan yang berskala besar. Hal ini karena pada perusahaan besar sering muncul proyek penelitian serta pengembangan produk dari yang sebelumnya ada. Biasanya, langkah nyata yang dibuat adalah dengan membentuk sebuah organisasi fungsional pada perusahaan itu. Tujuannya agar semua aktivitas bisa berjalan mandiri dengan luwes menggunakan sumber daya manusia dan biaya yang sudah dipisahkan. Pada kondisi ini, yang dibutuhkan adalah sebuah kerjasama antara teknisi, peneliti serta bagian pemasaran. Khususnya, pada saat proses pengembangan produk hendak dilakukan.

5. Struktur Organisasi Tim Kerja

Struktur ini digunakan dalam kondisi di luar perencanaan, seperti adanya proyek yang harus dilakukan secara mendadak dan bersifat sementara. Personil yang ada dalam struktur ini adalah para pekerja senior, dimana mereka tetap dibebani dengan tugas utama mereka. Namun, dengan pengalaman yang mereka miliki, biasanya para personil ini memiliki kemampuan tersendiri mengatasi masalah yang muncul secara mendadak.

Tidak ada komentar:

Poskan Komentar