PERILAKU ORGANISASI ( TEORI ORGANISASI )

07. PERILAKU ORGANISASI ( TEORI ORGANISASI )

Tema utama pada tengah abad terakhir dalam teori organisasi adalah interaksi antara struktur organisasi dan manusia, masih menjadi perdebatan apakah struktur organisasi sebagai penentu perilaku manusia dalam organisasi.

Charles Perrow mengutarakan bahwa banyak keluhan yang ada mengenai manusia yang bekerja dalam bidang sumber daya manusia diantaranya yakni rendahnya kualitas, rendahnya pendidikan serta sudut pandang yang sempit tentang manusia. Mereka cenderung bersikap menghukum yang didasarkan atas keyakinan bahwa perintah & disiplin dapat menyelesaikan masalah. Studi Perrow tentang perilaku para pelamar untuk posisi rehabilitasi anak, mereka semula bersikap permisif. Setelah mereka bekerja beberapa lama mereka bersikap suka menghukum serta berpandangan sempit tentang masalah yang mereka tangani.

Teori lain mengatakan bahwa manusia dalam organisasi cenderung membentuk struktur organisasi yang ada; misalnya dalam membuat keputusan, memimpin, mengatasi konflik yang ada dalam struktur, nilai dan budaya organisasi Lebih jauh perhatian tentang peran manusia dalam organisasi diarahkan pada kemungkinan memperbaiki organisasi. Hal ini dilakukan tidak dengan cara mengubah struktur yang ada tapi melatih manusia melalui training agar proses dalam kelompok lebih efektif (Owens, 1987)

Dalam makalah ini akan dibahas lebih lanjut mengenai teori sistem dan perilaku organisasi yang meliputi beberapa pokok bahasan yakni; tinjauan umum teori sistem, teori sistem sosial; teori peran, konsep peranan dan hubungannya dengan teori sistem sosial serta teori kontingensi.

Tinjauan Umum Teori Sistem
Upaya mendeskripsikan, menjelaskan dan memprediksi perilaku organisasi umumnya berasal dari teori sistem. Seorang biolog Ludwig von Bertalanffy menyatakan bahwa teori sistem dapat dianalogikan dengan sistem yang ada pada organisme. Organisme sel itu terdiri atas sel-sel, dan sel-sel membentuk suatu molekul. Tiap bagian yang ada membentuk sistem yang terintegrasi dan terdiri dari struktur yang saling bergantungan dan bekerja secara harmonis. Tiap molekul tahu tugas masing-masing dan harus dapat bekerjasama serta memenuhi aturan yang ada.
Hukum keteraturan merupakan konsep yang bersifat menyeluruh. Ide tentang keteraturan merupakan ide dasar dalam memahami dan menganalisis situasi yang kompleks.

Teori sistem memiliki dua konsep dasar yaitu pertama, konsep subsistem yang melihat hubungan antar bagian sebagai hubungan sebab akibat. Konsep kedua memandang sebab jamak (multiple causation) sebagai hubungan yang saling berkaitan yakni tiap bagian merupakan kompleks (kumpulan) yang tiap faktornya saling berkaitan. (Owens; 1987)

Teori Sistem Sosial; Teori Peran, Konsep Peranan dan hubungannya dengan Teori Sistem Sosial
Ada dua pola sistem yakni open system (sistem terbuka) dan closed system (sistem tertutup) dalam konteks hubungan organisasi dengan lingkungan eksternal. Suatu sistem adalah “terbuka”, jika mempunyai transaksi dengan lingkungan mana ia berada. Transaksi antara suatu organisasi dengan lingkungannya mencakup “input” dan “output”. Input biasanya dalam bentuk informasi, energi, uang, pegawai, material dan perlengkapan yang diterima organisasi dari lingkungannya. Output organisasi pada lingkungannya dapat berbentuk macam-macam tergantung pada sifat organisasi (Wexley & Yukl; 1995).

Hubungan pada tiap aspek input dan output yang ada di sekolah dengan lingkungan yang lebih luas merupakan suatu interaksi yang membentuk siklus yang tiada akhir.

Konsep input-output sering disebut sebagai model linear, yaitu teori yang menjelaskan bagaimana sistem dapat dijelaskan dalam konteks dunia nyata. Suatu teori yang beranjak dari konsep umum ke khusus yang tampak logis, rasional dan teratur berupaya untuk mencari jawaban terhadap upaya menghubungkan nilai input dan nilai output sehingga menghasilkan efisiensi biaya. Dalam konteks sekolah, siswa dan guru berupaya mencapai tujuan formal sekolah dengan keyakinan, tujuan dan harapan. Mereka akan mematuhi hukum, aturan dan disiplin agar dapat mempertahankan diri daripada memikirkan komitmen yang tidak jelas. Pendekatan lain dalam memahami organisasi sekolah dan perilaku anggotanya adalah dengan berfokus pada apa yang sebenarnya terjadi. Hal ini berpusat pada proses yang terjadi di dalam yaitu sistem organisasi yang dipandang sebagai sistem total dari konteks yang menggambarkan seluruh pola yang ada.

Organisasi sebagai sistem yang menciptakan dan menjaga lingkungan didalamnya memuat interaksi manusia yang kompleks (baik antar individu maupun dalam kelompok). Organisasi sekolah, misalnya, harus dipandang sebagai hubungan antara perilaku manusia dan konteksnya. Dengan demikian, perilaku organisasi difokuskan pada sekolah sebagai suatu sistem.

Andrew Halpin dan Don Croft meneliti tentang iklim sekolah yang berfokus pada karakteristik internal organisasi sekolah yang seakan terpisah dari pengaruh lingkungan. Hal ini akan memudahkan peneliti karena memisahkan unsur lingkungan sekolah dengan konteks yang lebih luas.

Organisasi dengan sistem terbuka dapat digambarkan seperti fenomena nyala api lilin, sinar yang dipancarkannya akan memengaruhi kondisi lingkungan di sekelilingnya. Daniel Griffiths mengatakan bahwa organisasi (sistem) berada dalam lingkungan (suprasistem) yang didalamnya memuat pula sub sistem (perangkat administrasi dalam organisasi). Batasan antar sub sistem dibuat dengan garis putus-putus yang berarti antar bagian dapat saling menembus (permeable). Antara subsistem yang terlibat dapat saling mempengaruhi lewat hubungan yang interaktif dan adaptif antar komponen. Masalah yang terjadi pada satu bagian dapat menjadi ancaman terhadap fungsi keseluruhan. (Owens; 1987)

Adapun karakteristik dari sistem tertutup adalah adanya kecenderungan yang kuat untuk bergerak mencapai suatu keseimbangan dan entropi yang statis. Sifat ini menunjukkan adanya kebekuan atau tepatnya keseimbangan yang beku. Istilah entropi aslinya dipergunakan dalam ilmu-ilmu fisika. Ia mempunyai pengertian dipergunakan pada setiap sistem yang tertutup dengan tidak adanya potensi berikutnya untuk membangkitkan daya kerja atau usaha transformasi (Miftah Thoha; 2008).

Teori Peran
Erving Goffman menganalogikan situasi kehidupan sehari-hari dengan peran di panggung ketika menganalisis perilaku interpersonal manusia dalam organisasi. Tiap organisasi harus mengartikan peran individu yang terlibat yang dipengaruhi oleh interaksi dinamis dengan orang lain. Seperti aktor dan penonton, peran yang dijalani oleh pimpinan, misalnya dibentuk oleh harapan atasannya dan juga oleh kehadiran orang lain. Kehadiran orang lain (direktur dan orang lain) bertujuan untuk mengontrol situasi dan organisasi agar orang-orang yang terlibat berperilaku seragam (conform).
Adapun beberapa istilah mengenai peran ini sebagai berikut;

1.      Peran adalah konsep psikologis tentang perilaku yang timbul dalam interaksi dengan manusia lain. Tiap posisi membawa harapan tertentu bagi pelaku dan organisasi lain.

2.    Deskripsi peran, yaitu perilaku aktual yang ditunjukkan. Lebih tepat lagi berkaitan dengan lagi persepsi seseorang tentang perilaku yang harus dijalankan.

3.    Peran preskriptif merupakan ide abstrak tentang norma umum yang terdapat dalam budaya tentang peran yang diharapkan.

4.    Harapan peran, yaitu harapan orang lain terhadap peran yang harus dijalankan orang lain, misalnya guru terhadap kepala sekolah, kepala sekolah terhadap guru. Jika mereka berinteraksi artinya mereka memiliki harapan peran yang saling melengkapi (bersifat komplementer).

5.    Persepsi peran, merupakan persepsi yang dimiliki seseorang terhadap peran yang seharusnya dilakukan orang lain.

6.    Peran manifes (nyata) dan peran laten, hal ini berasal dari kenyataan bahwa seseorang mempunyai lebih dari satu peran. Peran manifes merupakan peran yang ditunjukkan, lainnya akan menjadi peran laten.

7.    Konflik peran. Hal ini dapat terjadi dan merupakan sumber dari kinerja yang tidak baik. Contoh nyata dari konflik peran yaitu dua orang tidak mampu untuk membangun hubungan yang memuaskan secara timbal balik. Hal ini bisa berasal dari banyak sebab, yang menimbulkan kebingungan antara harapan peran dan persepsi peran. Konflik peran juga dapat terjadi pada individu yang sama: harapan peran berkonflik dengan kebutuhan pribadi misalnya konflik peran pada kepala sekolah .

8.    Ambiguitas peran. Hal ini dapat terjadi ketika preskripsi peran mengandung elemen yang kontradiktif atau kabur.

Sebagai contoh hal ini dapat dilihat pada perbedaan kerja antara bidang administrasi dan supervisi. Supervisor sering merasa memiliki otoritas hirarki di atas guru. Mereka terkadang harus melawan perannya saat harus melatih dan menghilangkan otoritasnya terhadap guru. Konflik peran dapat menimbulkan tekanan dan ketidakpastian, yaitu suatu ketidakkonsistenan dalam perilaku. Hal ini berdampak pada perilaku yang tidak bisa diprediksi dan tidak bisa diantisipasi terutama bila terjadi tekanan atau konflik interpersonal. Orang yang berada pada situasi ini akan menjadi tidak mampu menghadapi situasi tersebut. Menghadapi situasi yang demikian kadang dilakukan dengan penghindaran, misalnya menghindari diskusi dengan obrolan-obrolan biasa yang tidak penting.

Seting Peran (Role Set)
Dalam kelompok, posisi bawahan tidak dapat dihilangkan, namun posisi tersebut dapat digantikan oleh orang lain. Dalam seting peran terdapat pelaku dan pengamat. Seting peran tidak akan lengkap sampai orang ketiga ditambahkan, yaitu orang yang mendukung peran utama. Sebagai contoh, seting peran dapat ditambahkan misalnya komposisi yang terdiri atas 12 orang (2 atasan, 4 bawahan dan 6 kolega). Kolega berperan sebagai pengirim peran (mengkomunikasikan harapan peran). Hal ini dapat menjadi sumber konflik karena adanya ambiguitas peran.

Robert Kahn meneliti konsep operasional teori peran untuk menjelaskan dan mengatur konflik dan ambiguitas peran dan mengorelasikannya dengan sikap anggota organisasi terhadap situasi kerja. Sikap sebagai fungsi perilaku memegang peranan terhadap seting peran. Dengan demikian role set merupakan konsep penting dalam memahami seting sosial tempat individu memberikan kontribusinya. Konstruk ini dapat berguna dalam menganalisis perilaku interpersonal dalam suatu kerja organisasi, misalnya pimpinan akan konsern pada memfasilitasi penerimaan, pengembangan dan alokasi peran yang diperlukan agar kelompok dapat berfungsi dengan baik.

Jarak antara konsep peran pada individu dapat timbul dari peranan yang dijalankan dengan derajat kebebasan dalam menjalankannya.

Keseimbangan
Dalam organisasi orang ingin memuaskan kebutuhannya. Orang mempunyai kebutuhan yang harus dipenuhi oleh organisasi dengan perannya. Hal ini digambarkan oleh Gelzel dan Guba dalam pendekatannya mengenai model sistem sosial.

Keseimbangan antara manusia dengan organisasi perlu dijaga dalam stau bentuk status quo. Untuk menjaga hal tersebut diperlukan adannya ekualibrium (keseimbangan) antara kebutuhan manusia sejauh itu seimbang dengan organisasi. Hubungannya akan memuaskan dan berlanjut pada level yang produktif.

Chester Barnand mendefinisikan ekuilibrium sebagai keseimbangan yang dicapai dengan kepuasan. Hasil dari keseimbangan ini akan menghasilkan keberlanjutan antara individu dan organisasi dalam hubungan yang saling menguntungkan.

Istilah efektivitas adalah terpenuhinya tujuan yang ditetapkan dengan kerja yang mendukung ketercapaiannya. Efisiensi mengacu pada kemampuan organisasi untuk menjaga keberlanjutan partisipasi individu dengan memberikan kepuasan yang memadai. Barnard mengatakan bahwa organisasi melakukan kerjasama dengan mendistribusikan hasil produktif ke individu. Hasil produktif ini bisa materi dan kepuasan sosial. Keduanya dapat diterima secara umum karena dapat memenuhi kebutuhan individu tetapi dalam proporsi yang berbeda.

Kepuasan yang dicapai bervariasi, bergantung pada pengukuran serta tindakan serta lingkungan dimana individu terlibat. Orang akan merasa puas bila mendapat materi atau uang walau kadang mereka merasa tidak aman dan tidak nyaman.

Dengan demikian perilaku organisasi tidak hanya pada level kinerja yang formal yang dapat diterima tetapi juga pada komunitas dan pada perilaku. Perilaku ini akan meluas sampai pada pakaian yang digunakan, cara berbicara dan lain-lain.

Mekanisme dua kebutuhan ini (institusi dan individu) muncul bersama dalam kerja kelompok. Interelasi dinamik yang terjadi bukan hanya berasal dari hubungan interpersonal yang alami tetapi juga dari institusi serta kebutuhan yang saling mengait dengan individu yang berpartisipasi. Pembentukan peran melalui institusi, akan berjalan seiring perkembangan iklim sistem sosial dan aspek kepribadian yang semuanya merupakan perpaduan dari interaksi yang terjadi.

Dalam sebuah organisasi, peran punya pengaruh lebih besar dalam perilaku. Sebagai contoh seseorang yang menunjukkan sindrom otoritatif yang ditampakkan pada orang lain. Sifatnya orang ini stabil, dapat dibaca dan berambisi membentuk perilaku orang lain sesuai dengan cara pandangnya. Biasanya mereka cenderung berfikir dengan dikotomi sederhana; hitam-putih (sedikit abu-abu), tipe ide konkrit (kurang sabar terhadap pemikiran abstrak/ambiguitas), mengidentifikasi diri secara kuat pada kelompok atau orang yang berpengaruh, dia merasa tidak aman dengan situasi ambigu, sulit percaya kepada orang lain.

Mary Crow dan Merl Bonney menggambarkan dampak dari sikap otoritatif jika terjadi pada seorang pemimpin di sekolah: berpakaian konservatif, menempatkan orang yang disukai dekat dengan dirinya dan mengambil jarak dengan orang yang tidak disukai, menempatkan disiplin yang ketat tetapi bersikap lunak pada pimpinan. Pimpinan ini akan menekankan guru harus jujur, jadi warga negara yang baik, menekankan disiplin di kelas, dan bekerja keras jika ingin berhasil. Hasilnya siswa takut pada guru, guru takut pada pimpinan, pimpinan takut pada pengawas, pengawas takut pada dewan.

Dalam sejarah administrasi sekolah dapat dilihat hubungan antara tugas pengawas dan kepala sekolah. Meskipun gaji pengawas lebih banyak, orang yang berkualitas tak tertarik memasukinya dan lebih memilih mengajar di universitas. Dalam kerja sebagai pengawas terdapat kondisi seperti jam kerja yang lama dan tekanan adalah hal yang dihadapi pengawas. Selain itu tugas tersebut tidak memenuhi kebutuhan untuk pencapaian pemenuhan diri. Agar orang tertarik jadi pengawas sekolah harus menyediakan kombinasi reward material dan psikologis.

Dalam membahas dalam keseimbangan yang berasal dari sudut pandang teori sistem, tak hanya membahas antara hubungan kebutuhan individu dan organisasi, tetapi lebih luas dari itu. Dalam sistem yang terbuka, organisasi dengan sistem yang lebih luas orang akan berinteraksi aktif dengan sistem eksteranal yang terdapat pada lingkungannya.

Perubahan di lingkungan akan menstimulasi reaksi orang secara statis atau dinamis dengan tetap menjaga status qou. Keseimbangan dinamis dicirikan dengan pengaturan subsistem internal atau dengan mengubah tujuan agar sesuai dengan iklimpada lingkungan. Hal ini akan menjaga sistem siap dan mudah beradaptasi.

Homeostatis
Sistem terbuka cenderung mengatur diri agar tetap dalam keadaan seimbang (contohnya pada makhluk biologis dan manusia). Dalam sistem sekolah: sistem komunikasi yang dibangun dengan baik, proses mengambil keputusan akan membuat sekolah dapat beradaptasi dan bertindak efektif dengan adanya perubahan pada lingkungan.

Feedback
Menurut John Ptiffner & Frank Sherword, komunikasi berlangsung secara timbal balik. Jenis komunikasi yang diterima aktor dari penonton secara langsung. Kalau penonton antusias aktor juga akan antusias. Informasi mengalir dan memberi efek saling mempengaruhi.
Sistem yang tak menyediakan feedback tidak akan mengalami transmisi informasi yang akurat pada pengambil keputusan. Organisasi akan sulit untuk bereaksi secara tepat pada perubahan lingkungan (akan statis) kurang bisa melakukan koreksi diri. Proses homeostatis penting untuk menjaga lingkungan melalui upaya adaptif dengan suatu proses perubahan.

Dalam sudut pandang sistem sosial, organisasi sebagai sistem terbuka memiliki subsistem internal dan juga merupakan bagian dari suprasistem yang berinteraksi melalui melakukan pertukaran input dan output. Organisasi juga mempengaruhi lingkungan (suprasistem) dan juga dipengaruhi oleh perubahan yang ada dalam suprasistem.

Bisa saja organisasi mengabaikan hal tersebut dengan cara mengisolasi diri (jadi tertutup). Organisasi berusaha mengakomodasi perubahan lingkungan dengan mengubah cara adaptasi yang pada akhirnya organisasi dapat mengadaptasi perubahan lingkungan dengan membangun keseimbangan baru.

Dalam dunia yang didominasi perubahan yang cepat dan intensif, organisasi dengan feedback yang jelek atau homeostatis yang lemah akan mengalami disorganisasi. Hal yang perlu diingat, inti yang ada pada teori sistem yaitu konsep bahwa sistem terdiri dari subsistem yang memilih interaksi yang saling tergantung serta bekerja sama dengan tujuan saling menguntungkan.

Seperti model Getzels Guba, sekolah sebagai sistem sosial yang terbuka memiliki dua subsistem yang berinteraksi, yakni sistem instruksional dan sistem manusia. Kedua hal ini dapat menjelaskan dinamika perilaku organisasi. Pada pertengahan tahun delapan puluhan, organisasi memiliki lebih dari dua subsistem dan analisis perilaku organisasi memerlukan konsep yang lebih kompleks. Pendekatan yang lebih akurat dan berguna adalah dengan mengkonseptualisasikan organisasi, misalnya sistem sekolah sebagai sistem sosio teknikal.

Fungsi manajemen
Menurut Henry Fayol Manajer memiliki beberapa fungsi yaitu merencanakan, mengorganisasi, memeritah, mengkoordinasi dan mengendalikan. Tetapi dari kelima fungsi ini dapat di ringkas menjadi empat: perencaan, pengorganisasiaan, pemimpinan dan pengendalian.
Perencaaan, mencakup penetapan tujuan, penegakaan strategi dan pengembangan rencana untuk mengkoordinasikan kegiatan.

Pengorganisasiaan , menetapkan apa tugas-tugas yang harus dikerjakan, siapa yang harus mengerjakan, bagaimana tugas-tugas itu dikelompokkan dan bagaimana hubungan struktur kerja harus dibuat.

Kepemimpinan, mencakup hal hal yang berkaitan dengan bagaimana memotivasi karyawan, mengarahkan orang lain, menyeleksi saluran, saluran komunikasi yang paling efektif dan yang tidak kalah penting adalah bagaimana mengelola dan memecahkan konlik agar tidak menyimpang dari tujuan organisasi.

Pengendalian, Tugas ini mencakup bagaimana memantau kegiatan-kegiatan yang telah direncanakan agar tidak ada penyimpangan arah yang telah ditetapkan.